동료에게 배우는 효과적인 일정관리법

하루에 수십 통씩 오는 메일과 전화, 카톡에 메시지에 숨이 막히나요?

지금 당장 해야 할 일이 무엇이고 내일 무엇을 해야 할지 눈앞이 캄캄한가요?

파악조차 하지 못한 업무 속에 파묻혀 살고 있진 않습니까?

모든 것이 엉망이 된 것 같아 리셋 버튼이라도 누르고 싶은 심정인가요?

극단적으로 표현했지만, 일정 관리에 대한 어려움은 한 번쯤 겪어보셨을 것입니다. 업무 요청이 들어오는 채널이 다양해지고 맡은 프로젝트의 수가 늘어나면서, 어느 순간부터 해야 할 일을 모두 기억하기가 어려워졌습니다. 일의 우선순위를 따지기도 쉽지 않습니다. 막막한 심정으로 동료들에게 도움을 청해보았습니다. “할 일을 잘 관리하는 방법을 알려주세요!”

평소 슬로워크 구성원 사이에서 일정 관리를 잘한다고 소문난 분들과 자기 추천으로 지원하신 분들 가운데 7명을 선정하였습니다. 그리고 다음과 같은 세 가지 질문을 드렸습니다. 

질문

1. 평소 일정 관리 방법은?

2. 나만의 일정 관리 팁이 있다면?

3. 일정 관리에서 어려움을 느낀 적이 있다면?

슬로워커 대표 7명에게는 과연 어떠한 일정 관리 비법이 있을까요? 답변해주신 내용을 정리해보았습니다.

할 일의 기록과 확인

“할 일이 발생하는 즉시 기록합니다. 보통 퇴근 전, 그날 기록한 to-do를 정리합니다. “ - 펭도

“아침에 그날그날 할 일 목록을 노트에 씁니다. 빼먹는 날도 많습니다.” - 낙타

“꼭 기억해야 할 일(공과금 내기, 병원 예약 등), 그다지 중요하지는 않지만 기억해야 하는 일(집에 갈 때 장보기, 청소하기 등)을 나누어 두 개의 다른 앱에 기록합니다. 중요한 일은 알람 기능을 통해 확인합니다. 해야 할 일을 기록할 때를 제외하고는 to-do 앱은 하루에 1-2번 정도만 봅니다.” - 토종닭

“여러 곳에 대충 적습니다. 지겹게 일정을 작성하여 결국 할 일을 외우게 됩니다.” - 양

할 일을 기록하거나 할 일을 확인하는 것도, 또 다른 할 일이 되어버린 것 같습니다. 그렇지만 우리의 머리는 모든 것을 기억하지 못하기 때문에 어딘가에 잘 기록하고 꼼꼼히 확인하는 일은 중요합니다. 동료들의 평소 실천 사례를 살펴보니 몇 가지 기록하는 방식이 보입니다.

• 할 일이 생기는 즉시 기록한다.

• 아침에 그날 해야 할 일을 정리한다.

• 퇴근 전, 그날 기록한 할 일을 정리한다.

• 같은 내용을 대충, 여러 번 기록하여 외워버린다.

일정 관리 도구

“아이폰 캘린더와 구글캘린더 그리고 아사나(Asana)를 이용합니다. 구글캘린더는 미팅이나 약속에 한정하고, 프로젝트 진행과 매일 해야 할 작업에 관한 것은 아사나를 활용하되, 간단한 작업의 경우 아이폰/아이패드의 미리 알림 기능을 활용합니다.” - 장수 하늘소

“아이폰에서 앱은 Google calender, 투데이 위젯은 Outlook을 사용합니다. Outlook 위젯에서는 오늘 일정이 없으면 내일 것을 당겨서 보여주기 때문에 편리합니다.” - 펭도

“달력보다는 폰을 이용합니다. 개인적인 일정도 아이폰 기본 캘린더 앱에 기록하는 편입니다. 스케줄 앱을 사용해보기도 했는데, 기본적인 알림 외에는 딱히 필요한 일이 없어 삭제했습니다.” - 돼지

“받은 이메일에서 할 일이 발생하면 그 일을 다 할 때까지 받은 편지함에 그대로 놔둡니다. 다 하면 ‘보관’ 처리합니다.” - 펭도

“모바일, 데스크톱, 노트북, 스케줄 수첩, 회사 달력, 방 안 달력 모든 것에 기록합니다. 일정 기입하는 것을 좋아해서 다양한 곳에 일정을 기입해둡니다. 절대 잊어버릴 수가 없습니다.” - 양

“데스크톱과 모바일에서 모두 Sunrise Calendar라는 앱을 사용합니다. Slack과 연동하여 매일 아침 하루 일정과 다가오는 일정을 요약한 알림 메시지를 받습니다.” - 낙타

“덜 중요한 일은 리스트가 눈에 잘 들어오는 Clear 앱을 사용합니다.” - 토종닭

다양한 일정 관리 앱(왼쪽부터 Asana, Outlook, Google Calendar, Todoist, Sunrise, Clear)

일정 관리 도구로 다양한 애플리케이션이 활용되고 있었습니다. 캘린더 타입으로는 구글 캘린더나 Sunrise 캘린더, 아이폰 기본 캘린더가 있었습니다. 할 일 목록에 초점을 맞춘 Todoist, Clear, 협업에 좋은 Asana의 사용도 눈에 띕니다. 

이메일을 to-do 리스트처럼 활용하기도 합니다. 그 모두를 포함하여, 기록할 수 있는 모든 곳에 기록을 하는 모습도 놀랍습니다. 사내에서 사용하는 Slack에 연동하여 알림을 받는 방식은 굳이 기록한 내용을 다시 찾아보지 않아도 되어 유용할 것 같습니다. 

일정 관리의 포인트

“출근하면 제일 먼저 이메일과 캘린더를 확인합니다. 프로젝트 시작 시에 스케줄을 작성하고 마감일에서 2, 3일 정도 여유롭게 일정을 잡습니다.” - 돼지

“매일 해야 하거나 데드라인이 짧은 일을 먼저 처리하고 그다음에 시간과 집중이 더 필요한 외부 클라이언트 작업을 합니다.” - 토종닭

“한 번 정해진 일정을 반드시 지킨다는 생각보다는 일정에 문제나 변경이 생길 경우에 대한 매니징을 잘하자는 쪽에 가중치는 두고 일정을 관리합니다” - 장수하늘소

“대충 적어둡니다. 시간 단위로는 나누지 않고 크게 오전/오후/저녁으로 일정을 관리합니다. 꼼꼼하고 세부적으로 작성하지 않기 때문에 지치지 않고 어디든 즐겁게 작성할 수 있습니다.” - 양

“계획된 일정에 없는 업무요청이 들어오는 경우 일단 중요도를 파악하고 당장 하지 않아도 된다면 메모를 하고 다시 잊어버립니다. 그리고 하던 업무에 바로 다시 집중합니다. 하던 업무가 끝나면 메모를 확인하고 중요도가 가장 높은 다음 업무를 진행합니다.” - 토종닭

“주워들은 GTD 방법을 참고하여 쉽고 급한 일 > 쉽고 급하지 않은 일 > 어렵고 급한 일 > 어렵고 급하지 않은 일의 순서로 실행합니다. 좋은 방법인지는 모르겠지만 이렇게 하면 마음의 위안을 얻을 수 있습니다.” - 낙타

“일정이 급해서 고객의 협조가 필요거나, 일정이 길어서 늘어지지 않도록 예방해야 하는 업무 위주로 일정표를 만들어 공유합니다.” - 사막여우

어떤 순서로 일을 수행하고 그다음 일을 이어나갈 것인지 계획을 세우는 것도 필요합니다. 업무의 종류, 가벼움과 무거움에 따라 순서를 정하거나, 하루의 시간을 크게 나눠 업무를 배분하는 방법을 말씀해주셨습니다. 출근과 동시에 해야 할 일을 쭉 훑어보며 일의 우선순위를 정해보는 것도 도움이 될 것 같습니다. 

사막여우의 일정표 작성 예

그 밖에, 다른 사람들과의 협업을 위해서 공동의 일정표를 작성하거나, 마감 일정을 고려하여 처음부터 여유 있는 일정을 잡는 것도 참고할만한 점입니다. 

그들에게도 어려운 일정 관리

“구글 캘린더의 경우 회사 구성원들의 일정도 공유가 되다 보니, 누가 누군지 색으로 구별하기가 어려워졌습니다.” - 돼지

“회식, 클라이언트의 긴급한 요청, 급하게 생긴 회의, 급작스러운 병, 컨디션 난조 등 인간의 힘으로 어찌할 수 없는 자연재해와 같은 일들이 올 때 일정 관리가 어렵습니다.” - 양

“할 일 목록의 우선순위 때문에 오랫동안 방치하는 일이 생깁니다. 쉽고 급한 일은 거의 날마다 발생하기 때문에 어렵고 급하지 않은 일에 손이 잘 가지 않습니다. 오랫동안 방치하는 일이 뻔히 보이는데도, 쉽고 급한 일을 처리하면서 스스로 합리화하게 됩니다.” - 낙타

“딱히 어렵지 않습니다. 정확히 표현하면 어려웠던 순간을 다 까먹은 것 같아요.” - 펭도

“아무래도 다른 사람들과 그룹으로 일하는 경우가 가장 어렵습니다. 순차적으로 진행되어야 하는 일을 팀원들이 모두 나누어 맡았는데, 앞 부분 작업을 맡은 사람이 일정을 지연할 경우 내가 어떻게 할 수 없는 일이 발생합니다. 이런 때는 프로젝트나 작업의 마스터플랜 상 일정을 바로 수정합니다. - 장수하늘소

“여러 업무 요청이 비슷한 시기나 동시에 발생했을 때 일의 중요도를 파악하고 일정을 변경하는 것이 어렵습니다. 다른 업무와 일정을 조절하고 또 다른 업무로 전환할 때 집중도가 떨어져 버려지는 시간이 있습니다.” - 토종닭

그들에게도 일정 관리가 항상 잘 되는 것은 아니었습니다. 여러 사람들과 함께 일하기 때문에 발생하는 문제, 예측할 수 없는 일들로 곤란을 겪기도 합니다. 관리를 잘 했다고 생각했지만 그럼에도 불구하고 완료하지 못한 일들이 쌓여 부담으로 다가옵니다.

지금까지 슬로워커 대표 7명의 일정관리법을 살펴보았습니다. 어떤가요? 이미 우리가 실천하고 있는 방법일 수도 있고 너무 쉽거나 당연할 수도 있습니다. 맡은 업무와 직책에 따라서도 일정 관리 방식은 조금씩 다릅니다. 그러나 이들에게는 자기만의 규칙을 세우고 지키려는 노력과, 이를 반복하여 습관화한다는 공통점이 있었습니다. 하루 아침에 눈앞에 쌓인 모든 일을 해결할 수는 없겠지만, 나만의 일정 관리 방식을 만들고 꾸준히 실행한다면 일정 관리의 달인이 되어있지 않을까요?

함께 일하는 이들의 일정 관리 방법에 대해 이해하면 협업에도 도움이 될 것입니다. 여러분도 동료들의 일하는 방식을 통해 일정 관리의 비결을 찾아보세요.

이미지 출처 : Apple iTunes

by 비숑 발자국