읽는 이의 시간을 아끼는 비즈니스 글쓰기

 

경험을 통해 배운다는 말이 있습니다. 하지만 아무리 경험해도 쉽게 늘지 않는 것들이 있죠. 제게는 ‘글쓰기, 재무관리, 프레젠테이션’이 그랬습니다. 답답한 와중에 서점에서 ‘하버드 비즈니스 리뷰 가이드 1-3권 세트’를 발견했습니다. 세트는 1권 설득력 있는 비즈니스 글쓰기, 2권 쉽고 빠른 회계·재무관리, 3권 경쟁력을 높이는 프레젠테이션으로 구성되어 있습니다. 세 권 모두 적절한 예시와 함께 쉽게 쓰여 있어 단숨에 읽을 수 있었고 몇 가지는 바로 적용해 봤습니다.
그중 ‘1권 설득력 있는 비즈니스 글쓰기’ 내용 일부를 소개합니다. 보고 나서 기억하고 적용해본 다섯 가지 내용으로 추렸습니다. 제가 이 책을 통해 배운 비즈니스 글쓰기의 가장 큰 가치는 ‘읽는 이의 시간을 아끼는 것’입니다.

 

1. 단문으로 쓰자
단문은 이 책을 포함한 여러 글쓰기 책에서 거듭 강조하는 요건 중 하나입니다. 읽는 이의 흥미를 끌기 위해서는 문장 길이를 다양하게 구사해야 하지만 평균적으로는 단문을 유지하는 것이 좋습니다.

 

 

 

2. 말하지 말고 보여주자

제안서를 쓰다 보면 때로 ‘입에 발린 소리만 한 게 아닌가’라는 생각이 들 때가 있습니다. 이럴 때 근거가 충분한지 따져보는 것이 좋습니다. 근거가 부실해 전달하려는 내용이 구체적이지 않으면 읽는 이가 결론에 도달할 수 없습니다. 유의미하고 객관적인 세부사항을 제시해야 의견만이 아닌 정보까지 공유할 수 있고 관련 사실을 꿰고 있다는 것을 보여줌으로써 신뢰를 얻을 수 있습니다.

 

 

 

 

3. 사실은 시간순으로 설명하자

이메일 보고를 해야 하는데 설명할 것이 많아서 막막할 때가 있습니다. 이럴 때 시간순으로 관련 사건 일지를 만들고 이를 바탕으로 문서를 구성하면 이메일 초안을 쓰기가 훨씬 쉬워집니다. 관련 사건들을 잘 이어서 배열한 후 요청만 하면 됩니다.

지난번 이메일에서 어느 부분까지 보고했는지 상기시키고 그 후에 일어난 일들을 설명해야 합니다.

 

 

4. 모호하게 말하거나 얼버무리지 말자

비즈니스 레터를 쓰다 보면 상대에게 껄끄러운 내용을 전해야 할 때가 있습니다. 사람들은 이럴 때 문체를 과장하는 경향이 있습니다. 딱딱하고 장황한 표현으로 내용을 채우고 마는 것입니다.
오랜 시간 다양한 사람과 메일을 주고받으며 판에 박힌 표현을 익힌 경우도 있습니다. 저는 ‘검토 후 회신 부탁드립니다’라는 말을 자주 씁니다. 책을 읽고 이 말을 습관적으로 쓰고 있는 것이 아닌지 점검해봐야겠다고 생각했습니다.

5. 꼼꼼히 연결성을 따지자

단문으로 쓰면 문장이 끊어져서 딱딱한 인상을 주기도 합니다. 하지만 연결어를 시기적절하게 사용하면 이런 문제를 개선하고 읽는 이를 원하는 방향으로 이끌 수 있습니다. 훌륭한 글 속의 연결어는 거의 인식되지 않으면서도 읽는 이에게 필요한 곳에 세심하게 들어가 있습니다.

다시 한번, 다음 다섯 가지를 기억하며 글을 써보기 바랍니다.

1. 단문으로 쓰자
2. 말하지 말고 보여 주자
3. 사실은 시간순으로 설명하자
4. 모호하게 말하거나 얼버무리지 말자
5. 꼼꼼히 연결성을 따지자

 

입사 후 7년간 슬로워크 블로그에 글을 써왔지만, 발행 순서가 돌아오는 것이 두렵긴 마찬가지입니다. 그런데 표현의 기술이라는 책을 읽고 글쓰기에 대한 생각이 조금 바뀌었습니다.

 

우리는 내면에 지닌 생각과 감정을 글로 씁니다. 당연한 말이죠? 글쓰기는 이미 가지고 있는 것을 문자로 표현하는 작업입니다. 내게 없는 것을 만들어 쓰지는 못합니다. 이렇게 본다면 ‘글짓기’가 아니라 ‘글쓰기’가 더 적절한 표현이지요. 에세이, 르포, 논문, 보고서, 리뷰, 설명서, 공지문, 안내문, 자기소개서까지 어떤 장르든, 글을 ‘지어내는’게 아니라 ‘쓰는’ 겁니다.

 

저는 여러 번 평소에 갖고 있지 않은 그럴싸한 것을 글로 쓰려고 했습니다. 하지만 요즘은 될 수 있는 대로 내가 읽고, 보고, 생각한 것으로 쓰려고 노력합니다. 그러다 보니 초안을 작성하는 것이 훨씬 수월해졌습니다. 보고서, 제안서도 마찬가지입니다. 글쓰기 규칙을 지키는 것만큼 자신이 누구인지 알고 자기답게 쓰는 것이 중요합니다.