직접 만나지 못해 아쉽지만 일은 효율적으로 해요
코로나19 이후 원격, 비대면이 일반적인 업무 형태의 하나로 자리 잡았어요. 협업 소프트웨어를 활용해 메시지를 주고받고, 개인 및 조직 측면에서 업무를 관리하고, 영상회의 앱을 활용해 여러 명이 회의하는 모습이 이제 익숙해졌어요.
구성원들이 직접 만나지 못해 아쉽지만, 이런 상황에서도 업무를 효율적으로 해내는 것이 모든 조직의 과제로 남았습니다. 사무실에서 만나도 효율적으로 일하기 어려운데 대면하지 않는다니 왠지 더 어렵게 느껴져요. 하지만 방법은 같이 찾아볼 수 있을 거예요.
슬로워크도 고민합니다. 원격 비대면 업무를 자주 하는 조직으로서, 구성원들의 노력을 줄이면서도 최선의 결과를 낼 방안을 고민하고 실행합니다. 그중 하나가 운영, 고객 응대, 프로젝트 관리 업무에 적절한 소프트웨어를 적용해 회사 제도로 녹여내는 것인데요. 지금까지 얻은 노하우를 간단히 공유해보려고 해요. 슬로워크가 사용하는 소프트웨어와 용도, 효과를 정리했어요.
운영은 이렇게 해요
1. 지출결의
슬로워크는 지출결의 절차를 상당히 간소화했어요. 때에 따라 구성원이 지출한 뒤에 지출결의를 하기도 합니다. 구성원을 신뢰하고 업무 편의성을 높인다는 취지예요. 지출결의 및 지출 증빙에 소프트웨어를 활용할 때도 슬로워크의 이런 철학을 녹여냈습니다. 자비스(Jobis), 구글 스프레드시트(법인카드지출결의 시트), 슬랙봇(지출결의 알림봇)을 사용해요.
1) 자비스
- 용도: 공금 영수증 수집, 지출
- 효과: 많은 조직이 지출결의를 하고, 승인을 받고, 실제 지출을 하고 영수증을 올리는 용도로 자비스를 사용할 것입니다. 하지만 앞서 설명한 것처럼 슬로워크는 절차를 간소화했기 때문에 사전에 지출을 하고 나서 지출결의를 하는 경우도 있어요.
그래서 다른 조직과 조금 다르게 사용해요. 구성원이 공금을 사용하고 자비스로 영수증 사진을 찍어서 올리면 운영팀이 법인카드지출결의서 시트에 체크 표시를 합니다. 온라인으로 장소, 시간 제약 없이 영수증을 관리할 수 있는 거죠. 또 자비스에 영수증 기록이 남으니 나중에 법인카드지출결의서 내용과도 효율적으로 비교 가능해요. 이메일로 받은 영수증을 따로 인쇄하지 않고 캡처해서 등록할 수 있어 종이도 아낄 수 있답니다. 영수증에서 나오는 독성 물질로부터 구성원의 건강을 지키는 효과는 덤!
2) 법인카드지출결의서 시트
- 용도: 지출결의 기록
- 효과: 구글 스프레드시트를 이용해 지출결의서를 간단히 작성합니다. 법인카드를 사용한 사람은 내용을 법인카드지출결의서 시트에 기록해요. 사업부, 예산 항목, 세부내용, 지출내용을 적어요. 항목 각각을 드롭다운 메뉴로 만들어서 구성원들이 비교적 쉽게 선택할 수 있어요. 효율적이고 철저한 기록을 통해 공금을 투명하게 사용하고 관리할 수 있답니다.
3) 지출결의 알림봇
- 용도: 법인카드지출결의 시트 미입력건 알림
- 효과: 모든 슬로워커는 매일 아침 10시 5분 사내 커뮤니케이션 도구인 슬랙에서 지(출)결(의) 알림봇의 메시지를 받아요. 법인카드지출결의서 시트와 연동되어서, 지출결의 내용 중 미입력된 정보가 있는 경우 각 사업부의 대표 채널에 알림이 가요. 특정 사업부의 법인카드 지출 내용이 아닌 경우에는 구성원 모두가 확인해야 하는 채널에 알림이 뜨고요. 혹시나 공금 내역 기록을 잊더라도 봇이 리마인드 해주니 바로바로 적어 넣게 돼요. 운영팀은 구성원에게 따로 알려야 하는 절차를 생략할 수 있어요.
2. 외주용역 계약
외부 파트너와 계약을 할 경우 모두싸인을 이용해요.
- 용도: 외주용역 프로젝트 온라인 비대면 계약 절차
- 효과: 온라인 계약 문서에서 필요한 부분에 본인인증 된 계정으로 날인하거나 서명을 입력하면 돼요. 로그인이 필요하지 않고, PC의 운영체제 또는 브라우저 제약이 없는 서비스라 모두가 편리하게 이용할 수 있어요. 계약서 도장을 찍기 위해 먼 거리를 오고 가거나 우편을 주고받는 번거로운 절차도 사라졌어요. 또 히스토리를 간편하게 확인하는 등 계약서 관리도 효과적으로 하게 됐어요.
3. 화상회의
슬로워크는 구글 G Suite으로 주로 협업해요. 화상회의 툴도 자연스럽게 구글 미트(Meet)를 활용합니다.
- 용도: 각종 온라인 회의 개최
- 효과: 구글 캘린더에 일정을 만들면 구글 미트 가상 회의실 주소 링크가 자동으로 생성돼요. 시간에 맞춰 링크로 입장하면 돼요. PC, 모바일 제약 없이, 시간이나 공간 관계없이 회의를 할 수 있어요. 슬로워크는 짧지만 알찬, 효율적인 회의를 지향합니다^^
고객 응대는 이렇게 해요
1. 프로젝트 문의 및 의뢰 응대
구글 스프레드시트(도킹 추적 시트), 슬랙봇(도킹봇), 구글 미트(도킹 관련 화상회의)를 주로 사용합니다. 자세히 살펴볼게요.
1) 도킹 추적 시트
- 용도: 프로젝트 의뢰 접수, 기록, 추적 프로세스 간소화 및 효율화
- 효과: 슬로워크는 프로젝트 의뢰를 '도킹'이라고 불러요. 슬로워크 홈페이지 '프로젝트 문의하기' 페이지에서 도킹이 접수되면 구글 스프레드시트로 만든 도킹 추적 시트에 기록해요. 내부 프로그램으로 입력 과정을 간소화한 덕분에 도킹 담당자가 내부 프로젝트 담당자에게 쉽고 빠르게 정보를 전달할 수 있게 됐어요.
2) 도킹봇
- 용도: 도킹 대응 담당자 미배정건 알림
- 효과: 슬랙 비즈니스 채널에 오전 9시 50분, 오후 4시 50분 도킹봇이 떠요. 도킹 추적 시트에 프로젝트 대응 담당자가 적혀있지 않은 경우 도킹봇이 알려주는 거예요. 프로젝트 상세 내용을 확인할 수 있는 링크도 함께 전달되어 편리해요. 각 팀 리더들이 수시로 도킹 추적 시트에 접속하지 않아도 되니 업무를 효율적으로 파악할 수 있어요.
3) 도킹 회의
- 용도: 대응 담당자 미입력 도킹 정보 공유 및 담당자 결정
- 효과: 오후 5시부터 10분간 구글 미트로 열어요. 슬랙으로 알림을 하더라도, 짧은 시간 동안 음성으로 빠르게 정보를 전달하고 대응 담당자를 정하는 과정이 필요해요. 매일 신속하게 확인해야 할 비즈니스 기회에 효율적으로 대응하는 방법이에요.
2. 웹사이트 채팅 응대
슬로워크는 홈페이지 채팅상담을 운영하고 있어요. 채널톡을 씁니다.
- 용도: 문의 신속 응대
- 효과: 프로젝트 및 기타 문의에 빠르게 대응할 수 있어요. 슬로워크 내부 담당자가 무작위로 외부 문의를 받으면 업무에 차질이 생겨 고객에게 좋은 서비스를 드릴 수 없게 돼요. 하지만 채널톡을 이용한 채팅 서비스를 이용하면 상담 운영 시간과 업무 시간, 유의사항을 미리 안내할 수 있어 효율적이에요. 안내 받은 유의사항에 따라 고객이 문의 사항을 잘 정리해 전달할 수 있게 되고, 슬로워크에서는 딱 맞는 내부 담당자를 연결할 수 있어요. 때에 따라 담당자가 즉시 적절한 답변을 드릴 수도 있지요. 최근에는 업데이트를 통해 답변 템플릿도 지정해 놓을 수 있어 더 편리해졌어요.
3. ARS 고객 문의 응대
슬로워크는 대표전화를 ARS로 연결하고 있어요. 시스템 구축에는 아마존웹서비스(AWS)를 사용했어요.
- 용도: 문의 신속 응대
- 효과: 슬로워크에 오는 문의의 양이 많아지고 내용도 다양해지면서 적절한 담당자에게 문의할 수 있도록 ARS 시스템을 개편했어요. 이를 통해 문의하는 사람도, 슬로워크 내부 담당자도 문제를 해결하고 업무를 진행하는 데 효율성을 높일 수 있었어요. 무분별한 광고 전화도 받지 않게 됐죠. 한편 아마존웹서비스를 이용해 슬로워크 구성원의 목소리로 ARS 안내 멘트를 넣었는데요. 이를 위해 사내 성우 선발 대회도 열었답니다.
ARS 시스템 개편 덕분에 효율성 제고뿐만 아니라 전화로 문의를 받는 담당자의 감정노동을 줄일 수 있었어요. 또 사내 성우 선발 대회를 통해 '구성원 참여형 조직문화'를 실현할 기회도 되었어요.
4. 자동 이메일
고객에게 좀 더 긴밀히 주요 사항을 안내해야 할 때는 이메일만한 게 없죠. 스티비를 이용하면 정해진 템플릿으로 조건에 따라 자동으로 이메일을 발송할 수 있어요.
- 용도: 코로나19 등 특별 상황 대응 안내 이메일 자동 발송
- 효과: 구성원이 고객의 이메일 주소를 입력하면 미리 작성해둔 안내를 자동 발송해요. 서로 일일이 전화하거나 직접 대면하지 않아도 이메일로 우리의 공지 내용을 전달할 수 있어요. 모두의 시간을 아끼고 프로젝트에 집중할 수 있게 돼요.
5. Gmail 템플릿
비슷비슷한 문의가 자주 들어오는 경우에는 템플릿을 쓰면 좋아요. Gmail에서 해당 기능을 활용할 수 있어요.
- 용도: 자주 보내는 이메일 내용 표준화
- 효과: 템플릿을 설정하고 템플릿 목록에서 삽입만 누르면 이메일 텍스트가 자동 입력돼요. 비슷한 이메일을 건건이 작성하지 않아도 돼요. 반복 작업에 드는 시간을 줄일 수 있어요.
프로젝트 관리는 이렇게 해요
SPC (Slowalk Project Center)
슬로워크 디지털 사업부에서는사업부 내에서 진행되는 프로젝트들을 효과적으로 관리하기 위해 자체 시스템을 구축했어요.
- 용도: 사업부의 프로젝트 일정 관리, 현황 보기, 구성원 컨디션 확인
- 효과: 슬로워크의 디지털 사업부가 자체 제작한 프로젝트 관리 솔루션이에요. 프로젝트를 효과적으로 관리하고 효율적인 업무를 추구하는 한편 구성원의 상태도 확인하며 프로젝트를 진행하고 있어요.
변화에 발맞춰 원격, 비대면 업무 형태를 새로이 도입하려는 분들께 조금이나마 도움이 되고자 슬로워크의 경험과 노하우를 공유했어요. 긍정적인 임팩트가 되기를 바랍니다.
글 | 슬로워크 책임 테크니컬 라이터 메이
이미지 | 슬로워크 책임 디자이너 길우
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